Perlunya memahami surat dinas agar tidak salah menerima surat dinas, apalagi jika ditunjuk untuk membuat surat dinas itu sendiri. Apa sih yang dimaksud dengan surat dinas?

Pengertian surat dinas adalah sebuah dokumen formal yang dibuat oleh instansi pemerintah maupun swasta yang dapat digunakan untuk tujuan kedinasan antara dua instansi atau lebih. Bagaimanakah penulisannya? Penulisan dalam surat dinas menggunakan bahasa Indonesia baku resmi karena digunakan untuk tujuan formal. Berbeda dengan surat pribadi yang dapat dibuat dengan bahasa percakapan atau bahasa informal.

Apa sih perbedaan surat dinas dan surat pribadi. Surat dinas ditulis dengan bahasa yang resmi dengan menggunakan kata baku, dan berdasarkan tata tulis dan ejaan yang benar. Sedangkan surat pribadi merupakan surat yang ditulis oleh seseorang dan tidak menggunakan bahasa baku dan tata tulis yang formal atau resmi. Tetapi surat pribadi pun harus tetap memperhatikan bahasa yang baik dan sopan.

Allah Ta’ala memerintahkan kita untuk mengucapkan perkataan yang baik. Dalam Surat AlBaqarah ayat 83 Allah berfirman:

قُولُوا لِلنَّاسِ حُسْنًا

“Ucapkanlah kata-kata yang baik kepada manusia.” (QS. AlBaqarah : 83).

Jenis-jenis surat dinas yang perlu diketahui. Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau lembaga.

Surat pengumuman

Surat izin

Surat tugas

Surat undangan

Surat perintah

Surat permohonan

Surat kuasa

Surat pengantar

Surat edaran

Struktur dari surat dinas harus cukup tertata. Setidaknya ada beberapa komponen yang bisa ditemukan di dalam surat dinas:

~ Kop Surat atau Kepala Surat. Surat dinas perlu diawali dengan kop surat yang dapat menjelaskan instansi mana yang menerbitkan surat dinas tersebut. Sehingga instansi yang dituju dan menerima surat tersebut dapat dengan mudah mengidentifikasi keperluan dinas yang ingin dijalankan.

Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

~ Tanggal Surat. Unsur surat dinas adalah adanya tanggal surat. Tanggal surat tersebut terletak di bawah kop surat pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Nama tempat pada tanggal surat dinas tidak perlu dicantumkan, karena nama tempat tersebut sudah ada pada kepala atau kop surat. Contoh : 5 Oktober 2022

~ Nomor Surat. Tidak ada standar yang baku terkait penulisan nomor surat dinas yang benar, karena setiap instansi pembuat surat dinas memiliki sistem penomoran suratnya masing-masing. Misalnya dalam surat dinas yang diterbitkan instansi pendidikan di Sekolah Dasar, nomor surat akan menunjukkan kode nomor surat, urutan terbit surat, lembaga penerbit surat, bulan, serta tahun berjalan.

Satu hal yang harus diingat, dalam penulisan nomor surat dinas yang benar, bagian yang menunjukkan bulan akan ditulis dalam huruf romawi. Sebagai contoh, nomor surat 421.2/1/09.07.202/2022 dapat dibaca sebagai surat dinas pendidikan di Sekolah Dasar dengan urutan terbit ke-satu dari Dinas Pendidikan kabupaten Kudus kecamatan Jekulo SD 3 Bulungkulon, dan diterbitkan pada tahun 2022. Nomor surat tersebut akan mempermudah urusan administrasi terkait kegiatan dinas yang akan dijalankan.

~ Perihal. Di bagian bawah nomor surat, terdapat perihal yang akan menjelaskan tujuan surat dinas secara jelas dan ringkas, sehingga penerima surat dinas dapat dengan cepat mengetahui maksud penerbitan surat dinas tersebut.

~ Lampiran. Bagian lampiran diisi dengan dokumen pendukung yang dikirimkan bersama dengan surat dinas tersebut.

Lampiran ditulis disingkat atau ditulis semua secara lengkap. Sedangkan, penulisan rinciannya ditulis dengan huruf semua bukan angka.

Contoh: Lampiran: lima lembar

Jika surat dinas dikirimkan tanpa ada lampiran apa pun, sehingga pada bagian ini hanya diberi tanda baca setrip (-).

~ Tujuan atau alamat surat. Nama serta alamat penerima yang dituju jangan keliru dengan tujuan surat dinas itu sendiri. Bagian ini dapat diisi dengan nama orang maupun nama instansi, tetapi tak jarang pula dituliskan keduanya bersamaan.

Jika sudah menggunakan kata "Kepada" diikuti jabatan dan instansinya atau "Kepada" diikuti kata sapaan dan nama orang yang dituju maka tidak menggunakan "Yth". Jadi gunakan salah satu.

Penulisan nama sapaan (misalnya Bapak, Ibu, atau Saudara) tidak perlu diikuti nama jabatan. Dalam menulis kata sapaan harus digunakan di depan nama orang yang ditulis dalam alamat surat.

Penulisan nama jalan tidak diperbolehkan jika disingkat. Penulisan alamat tujuan surat tidak diakhiri tanda titik.

Contoh : Yth. Kepala SD 3 Bulungkulon

Jalan Desa Bulungkulon RT 04/02 Jekulo Kudus

~ Badan Surat. Tak jauh berbeda dengan surat resmi lainnya, bagian badan surat dinas terdiri dari pembuka, isi, dan penutup yang secara ringkas menjelaskan maksud serta tujuan penerbitan surat tersebut. Hanya saja, berbeda dari kebanyakan surat, bagian isi dalam badan surat harus ditulis dengan seringkas dan sepadat mungkin.

Pembuka surat ditulis dengan beberapa variasi. Variasi tersebut antara lain jika sebagai pemberitahuan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami beritahukan ...". Atau jika sebagai permohonan, maka bisa ditulis "Dengan ini kami mohonkan ...".

Isi surat adalah inti atau hal yang akan disampaikan dalam surat.

Penulisan penutup pada surat dinas juga terdapat aturan, yaitu: setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,), terdapat variasi ungkapan, berisikan sebuah ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan.

~ Pengirim

Unsur surat dinas terakhir adalah harus terdapat tanda tangan, nama terang, nama jabatan, NIP, dan juga stempel instansi yang memperkuat surat.

~ Tembusan. Karena tujuan surat dinas adalah pelaksanaan suatu kegiatan yang menyangkut dua instansi atau lebih, surat tersebut juga perlu dibaca oleh beberapa orang lain yang bersangkutan, yaitu oleh penerima yang dituju dan oleh surat dinas itu sendiri. Jika situasi ini terjadi, bagian tembusan dapat diisi dengan identitas setiap pihak yang membutuhkan informasi di dalam surat dinas tersebut.

Wallahu a’lam,

Semoga barakah, manfaat.

Kudus, 5 Oktober 2022 (Hari ke-278)