Tantangan Menulis Hari ke- -39

Pengumpulan dokumen/ file sesuai dengan fungsi dan jenisnya terkadang sering kita lalaikan, sehingga pada saat mengurus keperluan administrasi entah kepegawaian, kependudukan, pekerjaan dll kita dibuat kuwalahan. Urusan administrasi pada sebagian besar orang termasuk penulis sendiri merupakan hal yang sangat tidak nyaman. Hal tersebut dikarenakan pengelolaan file kita yang kurang bagus.

Dokumen/ file seyogyanyalah disimpan rapi menurut jenis dan kegunaanya, sehingga memudahkan kita untuk mencarinya pada saat akan dibutuhkan. Dokumen/ file disini termasuk file hard copy dan soft copy. Keduanya harus dikelola dengan baik.

File hard copy merupakan sesuatu yang berharga bagi kita, karena sebagian besar berupa dokumen asli yang tidak boleh hilang serta dijaga baik- baik kerahasiannya. File soft copy akan memudahkan kita menemukan file hard copy yang asli yang kemungkinan besar kita simpan di tempat rahasia dan sulit dijangkau.

Apabila selama ini kita merasa kesulitan untuk menemukan file kita karena cara pengelolaan yang sembarangan, ada baiknya perhatikan trik- trik berikut ini:

A. File Hard copy

1. Pisahkan dokumen asli dengan foto copy- annya.

2. Simpan dokumen di tempat yang aman

3. Masukkan dokumen tersebut ke dalam tempat file yang bisa berupa map atau kotak yang menggunakan bahan anti air.

4. Pilah- pilah dokumen menurut jenisnya.

5. Setiap kali mendapat dokumen baru segeralah tempatkan sesuai dengan letaknya

6. Rawatlah dokumen- dokumen tersebut dengan memperhatikan kebersikan dan keamanannya

7. Berikanlah anak- anak kita file dokumen untuk menempatkan dokumennya masing- masing sehingga mereka sudah berlatih untuk mengelola file sejak dini.

B. File Soft Copy

1. Buatlah folder di dalam laptop kita dan berikan nama sesuai dengan file yang akan kita simpan

2. Sebaiknya file yang kita punya di upload ke google drive kita

3. Buatlah back up dari file- file yang kita simpan

4. Tetap menjaga keamanan file yang kita simpan

5. Segera membuat scan dokumen baru yang kita terima untuk kemudian kita simpan dalam bentuk soft copy

6. Download dan simpan file soft copy yang kita terima dan dianggap penting untuk kita simpan

Semoga bermanfaat, sehingga kita merasa tenang saat diharuskan mengumpulkan dokumen/ file karena suatu keperluan

Penulis adalah guru Matematika SMk n 1 Purworejo