#Tantangan Gurusiana

#Hari ke 54

Hari ini saya ingin berbagi membuat daftar hadir online dan rekap Absensi online menggunakan Google Formulir. Tentunya daftar hadir ini berguna bagi kegiatan online seperti Video conference, lokakarya atau bahkan pembelajaran jarak jauh. Selain itu memudahkan panitia atau guru yang membutuhkan laporan hasil sesegera mungkin. Menggunakan Google Formulir untuk membuat Absensi online dan rekap Absensi tidak perlu menulis daftar hadir satu persatu dan hasilnya dapat lebih cepat terbaca serta bisa diekspor dalam bentuk Excel.

Banyak aplikasi absensi online, kali ini saya menuliskan satu diantaranya. Google Formulir bisa digunakan untuk membuat survey, Membuat Absensi dan membuat Soal Online. selain itu ada juga tambahan pihak ketiga yang menempel pada google Formulir, bekerjasama engan Googlle, yang membantu kebutuhan lebih specifik dari pengguna google Formulir

A. Langkah membuat Absensi Online pada Google Formulir adalah:

Buka Google Formulir pada laman Google, atau melalui tanda titik 9 di akun anda dan buka Google Drive.

Buku Google Formulir. Pilih google Formulir kosong. Jika pada google drive, klik tanda tambah pilih More atau lainnya, pilih Google formulir baru

Akan terbuka tampilan Formulir Tanpa Judul

Setting responden, caranya klik “Pengaturan” gambar roda grigi diatas. Pilih dengan mencentang kotak pilihan: Kumpulkan alamat email, Batasi ke 1 tanggapan, Edit setelah mengirimkan, Lihat diagram ringkasan dan respons teks. Setelah seleai, Klik “Simpan”.

Isi data yang dibutuhkan untuk dijawab oleh respondens, seperti: Judul Formulir, Deskripsi singkat dari formulir yang dibuat sebagai informasi bagi responden, Nama, Kelas (untuk siswa), Instansi, Group, No HP, dan sebagainya. Untuk mengatur agar semua klik “wajib diisi” tanpa digeser satu persatu, klik titik tiga pada dasbor, klik “ preferensi. Ada pilihan untuk di centang: Kumpulkan alamat email dan Jadikan pertanyaan wajib. Untuk menjadikan judul sebagai nama file dengan klik dua kali pada judul file kosong, otomatis judul formulir sama dengan judul file. Tambahkan pertanyaan kosong yang dibutuhkan dengan cara klik ikon “tambah” disamping kanan (jika menggunakan HP), jika menggunkan HP tampak dibawah.

Jika pertanyaan selesai di buat, kirim formulir absensi kepada responden atau peserta kegiatan. klik “Kirim” dan ada pilihan kirim melalui email atau link, perpendek link dan copy link tersebut. Untuk penggunaka HP Klik ikon panah ke kanan. Kita dapat mengirim pada saat kegiatan berlangsung.

Bisa menggunakan pihak ketiga jika ingin pengaturan waktu memulai dan berakhir, misalnya pilih Control Accepting. Caranya pilih titik tiga pada dasbor, pilih “Pengaya” (add on), pilih Control Accepting. Instal, jika selesai atur waktunya kapan start dan kapan stop.

B. Rekap Absensi siswa.

Jika digunakan pada siswa disekolah kita, daftar peserta dan respondens sudah diketahui, maka dapat digunakan kepada sekertaris kelas untuk membantu guru membuat rekap absensi kelas.

Langkahnya sama dengan membuat formulir absensi pada bagian atas tulisan ini dari langkah 1 sampai ke 7. Kemudian saya mulai pada langkah ke 8 seperti berikut ini.

Siapkan Daftar nama siswa dalam bentuk excel, kita copy Nama siswa dan paste pada google formulir “Baris”. Untuk bagian “Kolom” kita isi : Hadir, Sakit, Ijin, Alpa.

Hasilnya dapat dikirim kesiswa yang bertugas, misalnya sekertaris kelas, untuk diisi setiap hari. Sehingga guru dapat melihat hasil rekapnya. Untuk pengaturan centang atau ceklis hanya, dapat di edit saja, sehingga jika ada kesalahan pengisian oleh sekertaris bisa diperbaiki, dan untuk pembatasan responden jangan di centang, karena sekertaris bisa gunakan setiap hari dan beberapa kali isi dengan tanggal berbeda.

Demikian tulisan kali ini , semoga bermanfaat untuk Guru maupun panitia kegiatan, Amin. Terimakasih atas perhatian semuanya.